Seiring dengan perkembangan teknologi digital, sistem administrasi telah mengalami digitalisasi melalui pemanfaatan internet dan teknologi informasi. Penggunaan teknologi digital ini telah meningkatkan kualitas sistem administrasi melalui sistem pengorganiasisan data yang efektif dan efisien. Hal ini mendorong berbagai instansi pemerintah, termasuk pemerintahan desa, untuk mengembangkan sistem administrasi digital agar dapat meningkatkan mutu layanannya. Akan tetapi, digitalisasi administrasi ini memerlukan investasi yang besar, baik itu investasi dana maupun investasi sumber daya manusia (SDM), sehingga menjadi salah satu kendala bagi pemerintahan desa untuk mengimplementasikannya.
Saat ini, Google telah mengembangkan produk yang dikenal sebagai Google Apps. Produk ini dapat membantu layanan manajemen kerja secara online dengan biaya yang relatif murah atau bahkan gratis serta cukup mudah untuk diimplementasikan. Dengan menggunakan Google Apps, para pengguna dapat berbagai proyek (project sharing) seperti dokumen online, manajemen grup, manajemen tugas, dan kalender. Salah satu layanan Google Apps yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung sistem administrasi adalah Google Forms. Akan tetapi, dalam implementasinya dibutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang memahami dan dapat menggunakan berbagai fitur layanan dari Google Forms ini sehingga mendukung perbaikan sistem administrasi desa. Karena itulah jurusan Fisika FMIPA Universitas Tanjungpura memberikan pelatihan pemanfaatan Google Forms ini kepada staff administrasi desa di Kabupaten Sintang, melalui kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) pada tanggal 30 Agustus 2023.
Kegiatan PKM yang dilaksanakan oleh dosen-dosen jurusan Fisika ini dibiayai oleh dana DIPA FMIPA Untan dengan nomor kontrak SP DIPA-023.17.2.677517/2023 tanggal 30 November 2022. Mitra dalam kegiatan PKM ini adalah Desa Balai Agung, Kecamatan Sungai Tebelian, Kabupaten Sintang. Sedangkan bentuk kegiatan PKM yang dilaksanakan berupa pelatihan pemanfaatan google form kepada perangkat desa. Dalam kegiatan pelatihan yang berlangsung selama satu hari tersebut, para perangkat desa dilatih untuk memanfaatkan berbagai fitur dan fasilitas yang terdapat dalam Google form yang terkait dengan peningkatan kualitas pelayanan administrasi surat-menyurat di desa. Kegiatan diakhiri dengan penyerahan aplikasi layanan surat-menyurat berbasis Google form yang telah dibuat oleh jurusan Fisika FMIPA Untan kepada Kepala Desa Balai Agung.
Kegiatan PKM yang telah dilakukan ini, sangat bermanfaat dalam mendukung peningkatan kualitas administrasi Desa. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Andi, sebagai Kepala Desa Balai Agung. Hal senada juga disampaikan oleh sekretaris desa Balai Agung yang menyatakan bahwa penggunaan Google form dapat memudahkan masyarakat dalam mengurus surat menyurat di kantor desa. Dari hasil angket yang disebarkan oleh panitia kepada seluruh peserta pelatihan, diperoleh informasi bahwa sebagian besar peserta memberikan respons sangat baik dan baik terhadap kegiatan pelatihan yang telah dilaksanakan
